Lastenheft und Pflichtenheft automatisch auslesen: Was KI-Dokumentenanalyse heute schon leistet

Warum Lastenhefte schwerer zu lesen sind, als sie aussehen

Ein typisches Lastenheft eines öffentlichen Auftraggebers oder eines großen Industriekunden vermischt Fließtext, Tabellen, technische Zeichnungen und Verweise auf externe Normen in einem einzigen Dokument. Bei einem Zulieferer aus dem Schwarzwald zeigte eine interne Stichprobe, dass durchschnittlich 15 Prozent der tatsächlich prüfrelevanten Anforderungen nicht im Haupttext standen, sondern in Fußnoten, Anhängen oder Verweisen auf mitgelieferte Zeichnungen.

Wer ein solches Dokument von Hand auswertet, markiert meist mit Textmarker, überträgt die wichtigsten Punkte in eine Tabelle und verlässt sich für den Rest auf das eigene Gedächtnis beim späteren Nachschlagen. Genau an dieser Stelle gehen einzelne Anforderungen unter, besonders wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Tagen am selben Dokument arbeiten.

Wie die automatische Extraktion strukturiert vorgeht

Die Dokumentenanalyse des Angebots-Assistenten arbeitet nicht mit einem einzelnen Suchlauf nach Schlüsselwörtern, sondern gliedert das Dokument zunächst in seine logischen Bestandteile, also Abschnitte, Tabellen und Anlagen, bevor sie einzelne Anforderungssätze identifiziert. Ein Satz wie „Die Anlage ist für einen Dreischichtbetrieb mit einer Verfügbarkeit von mindestens 95 Prozent auszulegen“ wird dabei als Anforderung mit Kennzahl, Einheit und Pflichtstatus erfasst, nicht nur als Textabschnitt.

Verweise auf externe Normen, etwa DIN- oder ISO-Nummern, werden dabei automatisch als eigene Prüfpunkte markiert, selbst wenn sie nur beiläufig in einem Nebensatz auftauchen. Das ist einer der Punkte, an denen die manuelle Prüfung am häufigsten Lücken hinterlässt, weil solche Verweise leicht überlesen werden.

Formulierungen, die Menschen und Maschinen unterschiedlich lesen

Eine besondere Herausforderung sind sogenannte weiche Formulierungen wie „nach Möglichkeit“ oder „wünschenswert wäre“, die rechtlich keine Pflichtanforderung darstellen, aber in der Bewertung trotzdem Punkte bringen können. Die Extraktion kennzeichnet solche Anforderungen separat als optional, damit sie in der späteren Priorisierung nicht mit K.-o.-Kriterien verwechselt werden.

Wie aus dieser Unterscheidung zwischen Pflicht- und Kann-Anforderungen eine belastbare Compliance-Prüfung wird, beschreibt der Beitrag zur automatischen Compliance-Checkliste.

Was am Ende an Struktur entsteht

Aus einem 120-seitigen Lastenheft entsteht auf diese Weise eine sortierte, durchsuchbare Anforderungsliste, in der jede einzelne Zeile mit ihrer Fundstelle im Originaldokument verknüpft bleibt. Das ist in der Praxis wichtiger, als es zunächst klingt, denn bei Rückfragen des Auftraggebers oder in der späteren Angebotserstellung muss jederzeit nachvollziehbar sein, woher eine Anforderung stammt.

• Technische Kennzahlen mit Einheit, Toleranz und Pflichtstatus
• Formale Nachweise wie Zertifikate, Referenzen und Versicherungen
• Termine und Fristen, getrennt nach Angebots- und Ausführungsfristen
• Verweise auf externe Normen und mitgeltende Dokumente
• Optionale beziehungsweise wertende Anforderungen ohne K.-o.-Charakter

Der Übergang zur Machbarkeitsprüfung

Die Extraktion ist kein Selbstzweck, sie ist die Voraussetzung für alles, was danach kommt. Erst mit einer sauber strukturierten Anforderungsliste lässt sich der automatische Abgleich gegen den eigenen Leistungskatalog überhaupt durchführen, wie im Beitrag zur automatischen Machbarkeitsprüfung beschrieben.

In der Einführung zeigt sich meist schnell, welche Dokumentenarten im eigenen Haus am häufigsten vorkommen, und genau dort lohnt es sich, die Extraktion zuerst zu trainieren und zu prüfen, bevor sie auf seltenere Formate ausgeweitet wird.