ROI und Amortisation eines KI-Planungsassistenten berechnen

Die vier Hebel, die den ROI tragen

Der Nutzen eines Planungsassistenten verteilt sich auf wenige, gut greifbare Hebel. Der erste ist die eingesparte Planungszeit. Wenn Ihr Disponent heute mehrere Stunden pro Tag mit manueller Umplanung verbringt und das System einen Teil davon übernimmt, lässt sich diese Zeit direkt in Geld umrechnen. Der zweite Hebel ist die Reduzierung von Stillständen, denn jede Stunde, in der eine Engpassmaschine ungeplant stillsteht, kostet Durchsatz und damit Marge. Wie sich solche Stillstände vermeiden lassen, beschreibt der Beitrag Fertigung, Stillstände vermeiden.

Der dritte Hebel ist die verbesserte Liefertreue. Verspätete Lieferungen kosten nicht nur Pönalen, sie kosten Vertrauen und im schlimmsten Fall den Kunden. Schon wenige vermiedene Terminüberschreitungen pro Monat summieren sich. Der vierte Hebel ist die Absicherung des Planungswissens. Dieser Posten ist schwerer zu beziffern, aber er ist real: Der Ausfall der Schlüsselperson in der Planung kann eine Fertigung tagelang lähmen, und genau dieses Risiko sinkt messbar.

Diese vier Hebel wirken nicht isoliert, sie verstärken sich gegenseitig. Eine bessere Priorisierung senkt die Stillstandszeiten, niedrigere Stillstandszeiten verbessern die Liefertreue, und eine im System verankerte Logik macht all das unabhängig von einzelnen Personen. Für die Überschlagsrechnung ist es trotzdem sinnvoll, die Hebel zunächst getrennt zu betrachten und ihre Beiträge zu addieren. So bleibt die Rechnung übersichtlich und Sie vermeiden es, einen Effekt versehentlich doppelt anzusetzen.

Eine einfache Überschlagsrechnung

Sie brauchen für eine erste Einschätzung keine aufwendige Studie. Nehmen Sie vier Zahlen aus Ihrem Betrieb und Sie haben einen belastbaren Überschlag. Wichtig ist, dass Sie konservativ rechnen, also eher zu vorsichtig als zu optimistisch. So überzeugt das Ergebnis auch skeptische Mitleser in der Geschäftsführung.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung, bewusst mit runden Werten. Spart ein Disponent acht Stunden pro Woche und rechnen Sie konservativ mit fünfzig Euro Stundensatz über fünfundvierzig Arbeitswochen, ergibt allein dieser Hebel rund achtzehntausend Euro im Jahr. Kommen zwanzig vermiedene Stillstandsstunden im Jahr an einer Engpassmaschine mit dreihundert Euro Deckungsbeitrag pro Stunde hinzu, sind das weitere sechstausend Euro. Schon diese beiden vorsichtig angesetzten Posten ergeben einen Jahresnutzen, der in vielen Fällen die Kosten einer Lösung übersteigt, bevor Liefertreue und Risikoabsicherung überhaupt eingerechnet sind.

• Eingesparte Planungszeit: Stunden pro Woche mal Stundensatz mal Wochen im Jahr.
• Vermiedene Stillstandskosten: vermiedene Stillstandsstunden mal Deckungsbeitrag pro Maschinenstunde.
• Verbesserte Liefertreue: vermiedene Verzugsfälle mal durchschnittliche Kosten pro Fall.
• Risikoabsicherung: konservativ angesetzter Wert für reduzierte Abhängigkeit von Einzelpersonen.
• Diesen Jahresnutzen stellen Sie den Jahreskosten der Lösung gegenüber.

Wann sich die Investition trägt

Teilen Sie die jährlichen Kosten der Lösung durch den errechneten Jahresnutzen, multiplizieren Sie mit zwölf und Sie erhalten die Amortisationsdauer in Monaten. In vielen Mittelstandsbetrieben trägt allein der erste Hebel, die eingesparte Planungszeit, schon einen erheblichen Teil der Kosten. Kommen vermiedene Stillstände und verbesserte Liefertreue hinzu, liegt die Amortisation häufig im einstelligen Monatsbereich. Entscheidend ist nicht die exakte Nachkommastelle, sondern die Größenordnung, und die ist meist eindeutig.

Der häufigste Fehler in dieser Rechnung ist, nur den ersten Hebel zu betrachten und die Stillstands- und Liefertreueeffekte zu unterschlagen, weil sie schwerer zu messen sind. Gerade diese Effekte machen aber oft den größten Anteil aus. Wer sie konservativ ansetzt, statt sie wegzulassen, kommt zu einem realistischeren und meist deutlich besseren Ergebnis.

Ein zweiter Fehler ist, die Kostenseite unvollständig zu erfassen. Zu den Lizenzkosten gehören der einmalige Aufwand für Anbindung und Einführung sowie die Zeit, die Ihr Team in der Anlaufphase investiert. Wenn Sie diese Posten von Anfang an berücksichtigen, ist die Rechnung ehrlich und sie hält auch einer kritischen Prüfung stand. In der Praxis fällt die Kostenseite oft geringer aus als befürchtet, weil eine moderne Lösung an die vorhandene Datenwelt andockt und keine parallele Struktur aufbaut. Entscheidend bleibt, dass Sie beide Seiten der Rechnung mit derselben Sorgfalt behandeln.

So machen Sie den Schritt

Eine Überschlagsrechnung ersetzt keine belastbare Kalkulation, aber sie zeigt Ihnen in wenigen Minuten, ob sich die genauere Betrachtung lohnt. In nahezu allen Fällen, die wir begleiten, lohnt sie sich. Im nächsten Schritt ersetzen wir Ihre Schätzwerte durch echte Zahlen aus Ihrem Betrieb. Diese Detailrechnung machen wir gemeinsam im Planungs-Check, der genau auf Ihre Auslastung, Ihre Engpässe und Ihre Liefertermine zugeschnitten ist. Einen Überblick über den Lösungsweg finden Sie zudem unter Produktionsplanung mit KI.