Warum Sie Ausschreibungen verlieren: Wie KI-Nachanalyse wiederkehrende Gap-Muster aufdeckt

Der blinde Fleck nach der Absage

Bei einem Systemintegrator aus dem Rheinland wurden über zwei Jahre 34 Ausschreibungen nicht gewonnen, ohne dass jemals systematisch ausgewertet wurde, woran es jeweils lag. Die übliche Erklärung im Vertriebsmeeting lautete meistens „der Preis war zu hoch“, eine Vermutung, die selten mit den tatsächlichen Bewertungsunterlagen des Auftraggebers abgeglichen wurde.

Als die vorliegenden Gap-Analysen dieser 34 Ausschreibungen im Nachhinein systematisch ausgewertet wurden, zeigte sich ein anderes Bild: In 19 Fällen hatte eine technische oder formale Lücke bereits vor Angebotsabgabe bestanden, die im Bid-Meeting entweder übersehen oder bewusst in Kauf genommen worden war. Der Preis war in den seltensten Fällen der eigentliche Verlustgrund.

Was eine Nachanalyse konkret leistet

Eine systematische Nachanalyse nimmt die Gap-Analysen vergangener, nicht gewonnener Ausschreibungen, wie sie im Beitrag zur Bid-or-No-Bid-Entscheidung beschrieben werden, und wertet sie über einen längeren Zeitraum gemeinsam aus, statt jede einzeln zu betrachten. Dabei zeigt sich, welche Anforderungskategorien immer wieder als Lücke auftauchen, und welche nur einmalig ein Problem waren.

Diese Auswertung braucht eine gewisse Fallzahl, um belastbar zu sein, meist ab 15 bis 20 vergleichbaren Ausschreibungen, was in der Praxis bedeutet, dass sich der volle Nutzen der Nachanalyse erst nach einigen Monaten im Einsatz zeigt.

Die typischen Muster hinter verlorenen Ausschreibungen

In mehreren Auswertungen wiederholten sich bestimmte Musterarten, die sich in fast jedem Mittelstandsbetrieb in ähnlicher Form finden lassen, sobald die Daten systematisch vorliegen.

• Eine bestimmte Zertifizierung fehlt wiederholt, obwohl sie sich mit vertretbarem Aufwand nachholen ließe
• Eine Kapazitätsgrenze wird bei Großaufträgen regelmäßig zum Ausschlussgrund
• Eine bestimmte Toleranzklasse wird konsequent knapp verfehlt, siehe dazu den Beitrag zum <a href='/wissen/technische-spezifikation-abgleich-leistungskatalog-ki'>technischen Spezifikationsabgleich</a>
• Formalanforderungen eines bestimmten Auftraggebertyps werden regelmäßig zu spät bemerkt
• Ausschreibungen mit sehr kurzer Frist werden systematisch oberflächlicher geprüft als andere

Vom Muster zur Investitionsentscheidung

Der eigentliche Wert der Nachanalyse zeigt sich, wenn ein wiederkehrendes Muster in eine konkrete Entscheidung übersetzt wird. Zeigt die Auswertung etwa, dass eine bestimmte Zertifizierung in sechs von 34 verlorenen Ausschreibungen fehlte, lässt sich der Aufwand für deren Erwerb direkt gegen das dadurch erschlossene Auftragsvolumen rechnen, eine Kalkulation, die ohne die systematische Auswertung schlicht nicht möglich wäre.

Bei dem Systemintegrator aus dem Rheinland führte genau diese Erkenntnis dazu, dass eine bislang als nachrangig eingestufte Zertifizierung innerhalb eines Quartals nachgeholt wurde, weil sie in einem wiederkehrenden, margenstarken Marktsegment praktisch immer gefordert wurde.

Nachanalyse als fester Bestandteil des Vertriebsprozesses

Damit eine Nachanalyse wirkt, darf sie kein einmaliges Projekt bleiben, sondern muss nach jeder verlorenen Ausschreibung mit wenig Aufwand aktualisiert werden. In der Praxis bewährt sich ein kurzer, vierteljährlicher Rückblick, in dem die neu hinzugekommenen Fälle gegen die bereits bekannten Muster geprüft werden, statt jedes Mal bei null anzufangen.