Der Bericht ist inhaltlich fertig, aber wer gibt ihn eigentlich frei?
Die Datenerfassung für den CSRD-Bericht ist oft nur die halbe Miete. Mindestens ebenso aufwendig ist der Weg vom fertigen Entwurf zur formalen Freigabe, bei dem Fachabteilungen, Geschäftsführung und teils der Aufsichtsrat einbezogen werden müssen, bevor der Prüfer überhaupt draufschaut.
Der Bericht ist inhaltlich fertig, aber wer gibt ihn frei?
In vielen Unternehmen kursiert der Berichtsentwurf als Word-Dokument per E-Mail zwischen Nachhaltigkeitsabteilung, Personalwesen, Einkauf, Finanzen und Geschäftsführung. Jede Abteilung kommentiert ihren Teil, doch niemand hat den vollständigen Überblick, welche Version gerade die aktuelle ist und welche Kommentare bereits eingearbeitet wurden. Am Ende entsteht Unsicherheit darüber, ob wirklich alle relevanten Stellen ihre Freigabe erteilt haben.
Das wird spätestens bei der externen Prüfung zum Problem, weil der Prüfer nicht nur die Kennzahlen selbst, sondern auch den internen Kontrollprozess rund um die Berichterstellung bewerten muss. Ein Freigabeprozess ohne dokumentierte Verantwortlichkeiten pro Kapitel oder Datenpunkt ist dabei ein klassischer Schwachpunkt.
Wo Freigabeprozesse in der Praxis stecken bleiben
Typisch sind Versionskonflikte, bei denen zwei Abteilungen zeitgleich an derselben Kapitelversion arbeiten, sowie fehlende Verantwortlichkeiten, wenn unklar ist, wer für einen bestimmten Datenpunkt fachlich freizeichnet. Hinzu kommt, dass Freigaben oft nur mündlich oder per informeller E-Mail-Antwort erfolgen, ohne dass sie später als formaler Nachweis dienen können.
- Klare Zuordnung eines Verantwortlichen je Kapitel und Datenpunkt
- Eine verbindliche, versionierte Fassung statt paralleler Word-Kopien
- Dokumentierte, zeitgestempelte Freigabe statt informeller E-Mail-Zustimmung
- Sichtbarkeit, welche Freigaben noch ausstehen, für die Projektleitung
Ein Freigabeprozess mit klaren Verantwortlichkeiten
Ein strukturierter Freigabeworkflow, der jeden Datenpunkt mit einem Verantwortlichen verknüpft und jede Freigabe protokolliert, liefert genau den Nachweis, den der Prüfer später verlangt. Wie ein solcher Audit-Trail für ESG-Daten aussehen kann, zeigt Audit-Trail: ESG-Daten prüfsicher belegen. Einen Überblick über die gesamte Berichtspflicht liefert unser Leitfaden zur CSRD-Berichtspflicht.
Häufige Fragen
Muss der Aufsichtsrat den Nachhaltigkeitsbericht formal freigeben?
Bei vielen Unternehmensformen ja, die genaue Zuständigkeit hängt von der Satzung und Unternehmensgröße ab und sollte frühzeitig geklärt werden.
Reicht eine Freigabe per E-Mail als Nachweis?
Sie ist besser als nichts, aber für eine geprüfte Berichterstattung ist ein dokumentierter, zeitgestempelter Freigabeschritt deutlich belastbarer.
Wissen alle Beteiligten, wer wann was freigeben muss?
Der ESG-Check zeigt, wo Ihr Freigabeprozess heute noch über E-Mail-Ketten läuft.
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